¿Qué es el método Lean y cómo aplicarlo en tu empresa?

¿Necesitas que los procesos de tu empresa sean más rápidos y eficaces? ¿Quieres diferenciarte de tus competidores y aumentar tu productividad? La solución está en la metodología Lean. A continuación te contamos en qué consiste y cómo aplicarla para mejorar la gestión de tu negocio.

👉Es fácil soñar con el éxito de una empresa, pero materializar una idea requiere mucho tiempo, dinero y esfuerzo. Sin embargo, ¿qué pensarías si te dijéramos que con la metodología Lean puedes reducir el tiempo, el esfuerzo y tu inversión? Comencemos por saber qué es…

A-¿Qué es la metodología Lean y cuál es su origen?

👉La metodología Lean es una forma innovadora de gestionar los procesos de tu empresa. Su objetivo es eliminar actividades que no aportan valor, para así poder obtener un producto o servicio de mayor calidad y que mejore la experiencia de tus clientes. 

Resumiendo, se trata de optimizar los procesos empresariales (productivos y de gestión), con el fin de utilizar menos recursos en los mismos. 

A finales del siglo XIX surgió el primer pensamiento Lean Manufacturing en Japón por parte de Sakichi Toyoda, el fundador del Grupo Toyota.

El Sr. Toyoda creó un dispositivo que detectaba problemas en los telares y alertaba a los trabajadores con una señal cuando se rompía un hilo. La maquina de Sakichi Toyoda no solo automatizó un trabajo anteriormente manual, sino que añadió un elemento de capacidad de detección de error en la maquina, “Jidoka”, una máquina con un toque humano. La producción paraba cuando un elemento era defecto, y evitaban producción de errores. Esta medida permitió que un único operario pudiera controlar varias máquinas, incrementando la productividad.

👉Kiichiro Toyoda desarrolló esta filosofía, y apostó por crear una “situación ideal de creación, donde máquinas, instalaciones y personas trabajan juntos para añadir valor, sin generar desperdicios”. Creó metodologías y técnicas para eliminar los desperdicios entre operaciones, tanto líneas y procesos. El resultado fue el método Just-in-Time (JIT).

Su objetivo aplicado en la gran empresa automotriz que todos conocemos era lograr que el proceso de fabricación de vehículos fuese más eficiente. 

Tal fue su éxito que se volvió esencial para marcas tan importantes como Toyota, que incluso diseñó un sistema propio, el Sistema de Producción de Toyota (TPS) con estos claros objetivos: 

• Identificar sobrecargas en los procesos de producción.
• Eliminar desperdicios (pueden ser de materiales o de tiempo, por ejemplo).

Con la aplicación del TPS, la empresa fabricante de automóviles consiguió optimizar los procesos, reducir los costes, establecer relaciones más fluidas con su entorno y mejorar notablemente su productividad. En definitiva, fue un éxito rotundo.

Con el paso de los años, la metodología Lean se popularizó gracias al libro de Eric Ries titulado “Lean Startup”, donde proponía la aplicación de la filosofía Lean al emprendimiento y a los negocios.

B-Objetivos de la metodología Lean

👉La metodología Lean se basa en una serie de objetivos básicos que permiten alcanzar la eficacia: 

• Excluir actividades que no agregan valor al producto o servicio. 
• Mejorar de forma continua para mantener la calidad del producto o servicio. 
• Detectar problemas en origen y solucionarlos. 
• Cambiar el enfoque de la empresa para aportar #soluciones a tus clientes, y no solo venderles productos o servicios. 

La metodología Lean requiere un cambio estratégico, es decir, una nueva forma de enfocar tu negocio para agilizar todos los procesos. 

En un entorno de negocios cada vez más competitivo y complejo, los ejecutivos empresariales requieren métodos innovadores. Se ha comprobado que, manteniendo la administración de procesos industriales en su antiguo status quo, se pierde terreno en el mercado.

En la actualidad, gracias a las tecnologías de la comunicación, implantar un sistema de gestión que provoque un cambio en toda la cultura empresarial se torna más sencillo.  

🚀 Cuanto mejor es la información, mayor es la eficacia que se consigue.

C-Pasos para aplicar el Lean management a los procesos de tu negocio:

La teoría es sencilla, pero la clave está en aplicar correctamente la metodología Lean a tu negocio en el día a día. Los pasos que puedes seguir son los siguientes:

C1. Analiza los procesos de tu empresa

Lo primero que vas a tener que hacer es analizar qué procesos se realizan en cada departamento de tu empresa para ver qué pasos le siguen y qué se puede mejorar en cada uno de ellos. Por ejemplo, cuando llega una factura de un proveedor, ¿qué pasos se siguen para procesarla y pagarla?

👉El análisis de los procesos empresariales se puede dividir en 3:

• Estratégico:  identificar los recursos necesarios a largo plazo para cumplir con los objetivos de competitividad requeridos.
• Táctico: responde a un proceso metodológico que persigue comparar las distintas alternativas hasta seleccionar la más adecuada. El horizonte de previsión en este caso es a medio y corto plazo. 
• Operativo: se basa en la utilización eficiente de los recursos. Requiere un estudio detallado de todas las operaciones que se llevan a cabo en el día a día (en términos de semanas, días y horas empleadas).

Cualquier proyecto necesita una definición inicial, es decir, un diagnóstico. Lo mismo ocurre con la implementación de la metodología Lean, y eso es exactamente lo que hemos hecho en el primer paso.

👉A continuación, una vez que sepas cuáles son los procesos que se pueden mejorar en tu empresa, es el momento de establecer tres cosas: 

#1 Los objetivos que quieres alcanzar: deben ser concretos (por ejemplo, aumentar la productividad un 10% en 3 meses), ambiciosos (pero alcanzables) y medibles (para poder cotejar el resultado con el objetivo inicial).

#2 Los recursos que vas a necesitar: se requiere una definición completa de los recursos materiales y personales. ¿Cuántas personas se van a implicar en la aplicación de la metodología?, ¿qué tecnología necesitas? El ERP (sigla en inglés de «planificación de recursos empresariales». En su nivel más básico, el ERP integra estos procesos en un solo sistema). o la RPA (automatización robótica de procesos), ambos pueden ser grandes aliados para la implementación.  

#3 Los plazos que se deben cumplir: para lograr el objetivo final tendrás que establecer metas. Los procesos operativos deben estar previstos para el corto plazo, mientras que la planificación estratégica deberá basarse en un horizonte temporal más dilatado. 

C3. Involucra a tu equipo, clientes y proveedores

¿Has preguntado a los distintos miembros de tu equipo qué se podría hacer para mejorar sus procesos? ¿Y a tus clientes y proveedores?  Sus respuestas te darán información muy valiosa, logrando incluso definir sus arquetipos de tus clientes ideales por medio de un Estudio Buyer Persona como los que realizamos en Tucubot. 

Por ejemplo, ¿es posible recibir el material sobre pedido para ahorrar costes de almacenaje? En este caso se trata de una mejora en el proceso que requiere la colaboración de nuestros proveedores. A través de un sistema de comunicación eficaz se podrán acortar los tiempos de espera para la recepción del material y podremos llegar al objetivo de stock cero.

Otro ejemplo sería contar con información de tus clientes, a través de una escucha activa, para ofrecer un producto adaptado a sus necesidades, definir su viaje de compras y los puntos de fuga dentro de recorrido de adquisición de tus bienes o servicios (como se ha dicho anteriormente, mejorar los sistemas de información es la base de implementación del Lean management).

👉Es vital estar conectado con todos los agentes internos y externos que tienen alguna participación en el desarrollo del negocio.

C4. Comienza por lo sencillo

Antes de aplicar la metodología Lean a procesos complejos, comienza por uno que sea sencillo y ve progresando poco a poco. Sin prisa pero sin pausa.

👉Para evitar estrés en su implementación, la evolución de los procesos y la gestión operativa podrán pasar por diversas fases:

• Fase incipiente: comienzan las primeras pruebas sin que exista un procedimiento estándar. El seguimiento de los procesos es clave para obtener datos.
• Fase de evolución: los procesos comienzan a estandarizarse, así como las normas y responsabilidades asignadas a cada persona. La empresa va definiendo un cuadro de mando para monitorizar las variables a optimizar. Comienza a establecerse una mayor conexión entre todos los agentes internos y externos que intervienen en los procesos.
• Fase de madurez: se obtiene experiencia en la gestión de procesos. Se tiene formación técnica adecuada y se cuentan con las herramientas digitales adecuadas que permitan el desarrollo de la metodología Lean.
• Fase de integración: la empresa está totalmente gestionada dentro de la metodología Lean. Todos sus sistemas permiten relacionarse y compartir información con sus “partners” (tanto internos como externos).

De nada sirve implementar una mejora en los procesos y no controlar lo que ocurre después. La monitorización y el seguimiento deben ser continuos para detectar problemas y solucionarlos con rapidez.

En este punto, tu empresa también debe contar con herramientas y soluciones que le permitan configurar y mejorar el cuadro de mando del control de procesos.

👉Básicamente, el seguimiento y control de procesos debe abarcar los siguientes puntos:

• Indicadores de gestión: con los correspondientes objetivos que se quieren lograr (por ejemplo, ratios de productividad, roturas y mermas, obsolescencia de productos, quejas, devoluciones, plazos, etc.).
• Costes: sistema de medición de contabilidad interna (contabilidad de gestión).
• Indicadores de resultados: índices de crecimiento en ventas, clientes, participación en el mercado, etc.

La metodología Lean no solo se aplica a procesos de empresas ya en funcionamiento, sino que puede utilizarse también para la validación de una idea de negocio de una startup. 

Tradicionalmente, las empresas se creaban siguiendo un esquema básico: 

• Elaborar un plan de negocio.
• Solicitar financiación. 
• Lanzar el producto o servicio al mercado. 

👉La metodología Lean Startup revoluciona radicalmente el enfoque para lograr que se creen empresas viables con una inversión mínima. 

Imagina que con tu nuevo proyecto emprendedor quieres vender un software innovador. La idea es crear un producto mínimo viable (una versión muy sencilla y operativa del software) que se pueda lanzar cuando antes al mercado para testear con clientes reales si funciona, si les interesa y si estarían dispuestos a pagar por ello (y cuánto). 

Esa validación de hipótesis te permitirá elegir entre varias alternativas: 

• Continuar con tu idea inicial y desarrollarla. 
• Pivotar y descartar totalmente la idea inicial para crear otra. 
• Introducir cambios en la idea inicial para adaptarla a las necesidades reales de los clientes. 

👉De esta forma, aprenderás del mercado y ese aprendizaje es el que va a definir la idea de negocio, todo ello con recursos mínimos.  

💪Reorganiza tu negocio con la metodología Lean y empieza a disfrutar de la agilidad en los procesos que te llevarán con mayor velocidad tus metas🚀. 

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Sobre el autor: Apasionado del saber más, todos los fines de semana preparo publicaciones como esta y whitepaper’s (documentos/guías de formación), con  fuentes de 1ra línea americana y europea, para acercarte data única en el Noa sobre comercio electrónico y automation marketing + estrategias que te permitan acelerar tu crecimiento al ritmo de los cambios que vivimos hoy.

Por las tardes me puedes encontrar entrenando con mi perrita en el parque de mi ciudad «San Miguel de Tucumán».

Mi nombre:  Antoine.

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